Versie 2.0 | Ingangsdatum: 9 september 2025

1. Inleiding

Dit privacyreglement dient voor Liefdeszaak als basis voor het omgaan met de privacy en de gegevensverwerking van haar cliënten. Dit reglement voldoet aan de wettelijke vereisten, zoals die in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn vermeld.

Liefdeszaak, mw. A. Leppink, is de verantwoordelijke die de persoonsgegevens verwerkt, gebruikt en bewaart.

2. Doel van gegevensverwerking

Het doel van het gebruik van de persoonsgegevens van de cliënt is om:

• Een profielschets te maken en het begeleidingsplan van de cliënt hierop af te stemmen

• Een aantekening dossier bij te houden voor monitoring en rapportage/evaluatie van het proces

• Administratieve verplichtingen na te komen

• Communicatie met de cliënt mogelijk te maken

3. Welke gegevens worden verwerkt

Liefdeszaak verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

Contactgegevens

• Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres

Achtergrondgegevens

• Opleiding, werkgever

Begeleiding Gerelateerde gegevens

• Persoonlijke ontwikkeling (karaktereigenschappen, communicatie, denkpatronen)

• Gezinssituatie

• Loopbaanontwikkeling

• Therapeutische achtergronden

• Leefstijlanalyse

• Doelstellingen en voortgang

4. Gebruik van externe dienstverleners

Voor de uitvoering van onze dienstverlening maken wij gebruik van zakelijke dienstverlening van externe aanbieders, waaronder:

Digitale infrastructuur

• Google Workspace voor Bedrijven (voor e-mail, formulieren en documentopslag)

• Make.com Professional (voor procesautomatisering)

AI-dienstverlening

• AI-dienstverleners zoals bijvoorbeeld OpenAI Business, Anthropic of vergelijkbare professionele dienstverleners (voor geautomatiseerde analyse en communicatie)

Deze dienstverleners verwerken persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Liefdeszaak. Door gebruik te maken van de zakelijke versies van deze diensten hebben wij toegang tot AVG-conforme verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de wettelijke vereisten.

5. AI-verwerking en geautomatiseerde analyse

Doeleinden AI-gebruik

Liefdeszaak gebruikt AI-systemen voor:

• Het genereren van eerste reacties op website formulieren

• Analyse van intake-informatie ter ondersteuning van de behandeling

• Het opstellen van geautomatiseerde begeleidende teksten bij intake-analyses

• Ondersteuning bij het formuleren van adviezen en feedback

Waarborgen bij AI-gebruik

• Geanonimiseerde verwerking: Alleen tekst gegevens uit website formulieren en intake-formulieren worden gedeeld, waarbij alle directe persoonsgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden weggelaten

• Geen permanente opslag: Gegevens worden alleen tijdelijk verwerkt voor analyse-doeleinden en niet permanent opgeslagen door de AI-systemen

• Professionele verantwoordelijkheid: AI-analyse dient uitsluitend ter ondersteuning van de professionele beoordeling door de therapeut. De eindverantwoordelijkheid voor alle analyses en adviezen ligt altijd bij de gekwalificeerde therapeut

• Zakelijke dienstverlening: Gebruik uitsluitend van professionele/zakelijke versies van AI-diensten met passende privacy waarborgen

6. Internationale doorgifte

Enkele van onze dienstverleners zijn gevestigd buiten de EU (voornamelijk Verenigde Staten). Voor deze doorgiften hebben wij passende waarborgen getroffen conform artikel 44-49 AVG, waaronder:

• Gebruik van zakelijke dienstverlening met ingebouwde AVG-compliance

• Standaard Contractbepalingen (SCC’s) waar van toepassing

• Aanvullende technische en organisatorische maatregelen (anonimisering, versleuteling)

• Beperking van doorgifte tot het absolute minimum

7. Rechtsgrondslag voor verwerking

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van:

• Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG): Voor AI-verwerking en gebruik van externe dienstverleners

• Overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG): Voor uitvoering van de coachingsovereenkomst

• Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): Voor administratieve doeleinden en kwaliteitsverbetering

Toestemming verlenen

Liefdeszaak vraagt de cliënt toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens na het invullen van het intakeformulier door expliciet akkoord te gaan met de algemene voorwaarden, privacyverklaring en de begeleidingsovereenkomst via het online intake-formulier.

Door akkoord te gaan met deze documenten geeft de cliënt toestemming voor:

• De verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring

• Gebruik van externe dienstverleners en AI-systemen onder de beschreven voorwaarden

• Internationale doorgifte onder de beschreven waarborgen

8. Gegevensopslag en beveiliging

De schriftelijk verkregen persoonsgegevens worden digitaal opgeslagen in een beveiligde database en bewaard in het dossier van de cliënt. Eventuele uitgeprinte stukken uit de database worden bewaard in het fysieke dossier van de cliënt.

Beveiligingsmaatregelen

Liefdeszaak treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, waaronder:

• Versleuteling van gegevens tijdens opslag en transport

• Toegangscontroles en tweefactorauthenticatie (2FA)

• Regelmatige beveiligingsupdates van gebruikte systemen

• Anonimisering bij doorgifte aan AI-systemen

• Gebruik van zakelijke dienstverlening met AVG-conforme verwerkersovereenkomsten

• Fysieke beveiliging van papieren dossiers

9. Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

Persoonsgegevens worden door Liefdeszaak slechts verstrekt aan derden voor zover dit:

• Overeenkomt met het doel van de gegevensverwerking

• Wettelijk verplicht is

• Geschiedt na schriftelijke toestemming van de cliënt of diens gevolmachtigde

Met instemming van de cliënt kan inhoudelijk gerapporteerd worden aan een opdrachtgever (bijvoorbeeld werkgever). Liefdeszaak houdt zich hierin aan de ethische code van haar beroepsvereniging NOBCO.

Gegevens worden gedeeld met externe dienstverleners uitsluitend voor de uitvoering van onze dienstverlening en onder strikte contractuele voorwaarden betreffende gegevensbescherming.

10. Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de cliënt te identificeren, dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.

De bewaartermijn bedraagt 5 jaar na het laatste contact door Liefdeszaak met de cliënt, tenzij wettelijk anders wordt bepaald of de cliënt om verwijdering verzoekt.

11. Rechten van de cliënt

Recht op inzage

De cliënt heeft te allen tijde recht op inzage in en afschrift van de op zijn/haar persoon betrekking hebbende gegevens. De cliënt dient daartoe een schriftelijk verzoek in te dienen bij Liefdeszaak.

Liefdeszaak vereist voldoende waarborgen voor de identiteit van degene die verzoekt om inzage of afschrift.

Recht op rectificatie

Op verzoek kunnen de opgenomen gegevens worden aangevuld of gecorrigeerd indien deze feitelijk onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn.

Recht op verwijdering (‘recht om vergeten te worden’)

De cliënt kan verzoeken om verwijdering van persoonsgegevens indien:

• De gegevens niet langer nodig zijn voor de oorspronkelijke doeleinden

• De toestemming wordt ingetrokken

• Er bezwaar wordt gemaakt tegen de verwerking

• De gegevens onrechtmatig zijn verwerkt

Verwijdering blijft achterwege indien een wettelijk voorschrift bewaring vereist.

Andere AVG-rechten

De cliënt heeft tevens recht op:

• Beperking van verwerking: tijdelijke stopzetting van gegevensverwerking

• Gegevensoverdraagbaarheid: ontvangst van gegevens in gestructeerd formaat

• Bezwaar tegen verwerking: met name bij direct marketing of gerechtvaardigd belang

• Bezwaar tegen geautomatiseerde besluitvorming: waaronder AI-analyse

Uitoefening van rechten

Alle verzoeken betreffende bovengenoemde rechten kunnen schriftelijk worden ingediend bij Liefdeszaak via de onderstaande contactgegevens. Liefdeszaak zorgt ervoor dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd, doch uiterlijk binnen vier weken na aanvraag.

12. Intrekking toestemming

Toestemming voor gegevensverwerking, AI-verwerking en gebruik van externe dienstverleners kan te allen tijde worden ingetrokken door schriftelijke kennisgeving aan Liefdeszaak.

Let op: Intrekking van toestemming kan gevolgen hebben voor de beschikbare dienstverlening, aangezien bepaalde verwerkingen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de coachingsovereenkomst.

13. Datalekken

In geval van een datalek dat waarschijnlijk zal resulteren in een hoog risico voor de rechten en vrijheden van de cliënt, zal Liefdeszaak de cliënt hiervan op de hoogte stellen binnen 72 uur na vaststelling van het lek, conform de AVG-vereisten.

14. Klachten

Interne klachtenprocedure

Als de cliënt meent dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd en/of andere redenen tot klagen heeft betreffende gegevensbescherming, kan hij zich wenden tot Liefdeszaak via de onderstaande contactgegevens.

Klachten kunnen worden ingediend tot 1 jaar nadat de begeleiding is beëindigd.

Externe toezichthouder

Voor klachten specifiek betreffende gegevensbescherming kan de cliënt zich ook wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

15. Wijzigingen

Liefdeszaak behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Van toepassing is steeds de versie zoals die gold ten tijde van het tot stand komen van de onderhavige overeenkomst.

Bij substantiële wijzigingen zullen cliënten hiervan op de hoogte worden gesteld via e-mail of via de website.

16. Contactgegevens

Voor vragen over deze privacyverklaring, uitoefening van uw rechten, of klachten over gegevensbescherming:

Liefdeszaak
Mw. A. Leppink (Verwerkingsverantwoordelijke)
Diakenhuisweg 39
2033 AP Haarlem

Telefoon: 06-43097200
WhatsApp: 06-43097200
E-mail: anoek@liefdeszaak.nl
Website: www.liefdeszaak.nl

KvK nr: 76214451
BTW nr: NL003066365B64